Werkgroepen - FAQ

Hoe wordt een Werkgroep opgericht?

Het Product Portfolio Sub-Comité, met medewerking van het Directiecomité, wijst de teams van deskundigen aan, om het werk van EHEDG te bespoedigen. De oprichting (en later opheffing) van een Werkgroep vereist de goedkeuring van een meerderheid van stemmen van het Product Portfolio Sub-Comité.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van een Werkgroep?

Zoals toegekend door het Product Portfolio Sub-Comité is de werkgroep verantwoordelijk voor:

  • De ontwikkeling en het onderhoud van enig toegewezen EHEDG-richtlijn, certificatieprocedure of oefenmateriaal pakket binnen de aangegeven tijd-frames en streefdata.
  • Antwoorden op vragen of onderzoeken met betrekking tot de documenten onder hun bevoegdheid
  • Commentaar leveren op de internationale normen ter bevordering van harmonisatie
  • Het informeren van de het Product Portfolio Sub-Comité over de activiteiten en de voortgang van documenten in ontwikkeling of controle.
  • Aanbevelingen doen aan het Product Portfolio Sub-Comité over de behoefte aan nieuwe documenten of herziening van bestaande documenten. 
Hoe wordt de Werkgroep scope gedefinieerd?

De scope en taken die gedelegeerd zijn aan de Werkgroep worden goedgekeurd op het moment van oprichting, en latere wijzigingen in de scope of taken vereisen goedkeuring door het Product Portfolio Sub-Comité. In de werkomschrijving van de Werkgroep wordt bepaald of de Werkgroep verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van de definitieve inhoud van een of meer EHEDG-richtlijnen, Certificeringsservices en Training Materialen en voor het reageren op standpunten en bezwaren daaromtrent.

Wie benoemt de Werkgroep Voorzitter en Covoorzitter?

Het Product Portfolio Sub-Comité zal een Voorzitter en Covoorzitter aanwijzen vanuit de leden van de Werkgroep. Deze posities worden beschouwd als permanent om consistentie te behouden; er is echter geen vaste termijn voor ieder van deze posities. Een verzoek aan het Product Portfolio Sub-Comité voor een nieuwe Voorzitter of Covoorzitter zal worden ingediend door het Secretariaat wanneer beide posities door vrijwillig ontslag vrijkomen of een verzoek tot wijziging is ontvangen van ten minste drie (3) Werkgroep leden.

Wat zijn de taken van de Voorzitter van de Werkgroep?

De Werkgroep Voorzitter is verantwoordelijk voor:

  • Voorbereiden van agenda's en de planning van vergaderingen die nodig zijn om de werkzaamheden van de Werkgroep uit te voeren.
  • Leidinggeven aan formulerings- en ontwikkelingsproces van de documenten die zijn toegewezen aan de Werkgroep.
  • Voorbereiden en voorleggen van de jaarlijkse begroting, inclusief vergoedingen aan de EHEDG-penningmeester via het Secretariaat en Product Portfolio Sub-Comité, uiterlijk op 30 november, voor het komende jaar.
  • In overleg met het Secretariaat, het opstellen van draft documenten van de Werkgroep voor ballotage.
  • Bewaren van relevante administratieve bestanden met betrekking tot de handelingen van de Werkgroep.
  • Regelmatig deelnemen aan vergaderingen van de Werkgroep en andere EHEDG-vergaderingen /functies als noodzakelijk wordt geacht om het de werkzaamheden van de Werkgroep uit te kunnen voeren.
  • Controle en de besluitneming over opmerkingen en negatieve stemming met betrekking tot de documenten van de Werkgroep.
  • Optreden als liaison en technisch adviseur van het Product Portfolio Sub-Comité als verklaringen met betrekking tot de criteria van een document nodig zijn.
  • Selecteren en waarborgen van het Werkgroep lidmaatschap met actieve leden die balans brengen en de belangen van de stakeholders vertegenwoordigen.
  • Voorbereiden van een jaarlijks overzicht van de activiteiten van de Werkgroep voor de Voorzitter van het Product Portfolio Sub-Comité. Dit overzicht moet uiterlijk op op 30 januari van het volgende jaar worden aangeleverd. 
Hoe worden de leden van de Werkgroep genomineerd?

Een Werkgroep, eenmaal gevormd, wordt beschouwd als een permanente commissie. Het lidmaatschap kan wisselen als nieuwe leden lid worden of worden vervangen. De Voorzitter van de Werkgroep nomineert EHEDG leden voor aanstelling en ontslag uit de Werkgroep met instemming van het Sub-Comité Product Portfolio. Naast de belangengroep affiliatie, kan het Sub-Comité Product Portfolio specifieke criteria hanteren bij de aanstelling van de leden van een Werkgroep, zoals de vraag of een kandidaat over kennis van de specifieke apparatuur, systemen of materialen beschikt, die beschreven staan in de EHEDG-documenten van de Werkgroep.

Hoe kan ik solliciteren voor een actief Werkgroep lidmaatschap?

Alle deskundigen onder de EHEDG-leden zijn welkom om een informele sollicitatie, met een korte schets van hun educatieve achtergrond, professionele expertise en motivatie, in te sturen naar het EHEDG-secretariaat voor een actief Werkgroep lidmaatschap. Elke nieuwe expert sollicitatie zal worden goedgekeurd door de Voorzitter van de Werkgroep. Na acceptatie zal de deskundige toegang hebben tot alle Werkgroep documentatie en de bijbehorende interne website mappen van de Werkgroep.

Is er een beperking op het aantal Werkgroep leden en wat zijn hun stemrechten?

Het aantal leden van een specifieke Werkgroep is niet beperkt en elk lid wordt beschouwd als een lid met stemrecht. Er is slechts één (1) stemgerechtigd lid per entiteit (dat wil zeggen, bedrijf of bedrijfsonderdeel, Europese of overheidsinstelling, of universiteit) in een Werkgroep, tenzij die afzonderlijke divisies en productlijnen vertegenwoordigen.

Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een Werkgroep lid?
  • Op een regelmatige basis participeren aan Werkgroep vergaderingen.
  • Actief deelnemen aan de routine functies van de Werkgroep, zoals het maken van opmerkingen en het zoeken naar afstemming van standpunten op voorlopige documenten.
  • Antwoorden op alle correspondentie die een antwoord of stem vereist voor de uiterste indieningstermijn.

Een Werkgroep lid kan uit de Werkgroep worden verwijderd voor:

  • Twee opeenvolgende onaangekondigde afwezigheden bij de vergaderingen van de Werkgroep
  • Het niet reageren op twee opeenvolgende stemmingen, of
  • Het niet reageren op correspondentie van de Voorzitter van de Werkgroep.

 

Hoe kan ik solliciteren voor een corresponderend Werkgroep lidmaatschap?

Iedereen die geïnteresseerd is in deelname aan de activiteiten van elke Werkgroep zal minimaal, een corresponderend lidmaatschap toegewezen worden. Corresponderende leden worden uitgenodigd om actief deel te nemen aan alle activiteiten van de Werkgroep en worden aangemoedigd om opmerkingen te maken over alle documenten. Corresponderende leden hebben geen stem, maar de Werkgroep moet hun opmerkingen in overweging nemen.